fbpx

Quand je travaille avec de nouveaux clients qui cherchent une adjointe virtuelle, la deuxième chose qu’ils veulent déléguer après la tenue de livres, c’est la gestion de leur boîte de courriels.

Cependant, il reste toujours la boîte de réception personnelle à gérer, et il existe des façons de gagner du temps.

Je vous propose aujourd’hui quelques trucs pour reprendre le contrôle de votre boîte de réception et de votre temps, dont certains que vous connaissez peut-être déjà. Mais, est-ce que vous les mettez en pratique?

Créez des modèles de messages

Envoyez-vous le même type de messages, à répétition? Si c’est le cas, prenez un de vos messages envoyés (de préférence celui qui a obtenu la meilleure réponse) et transformez-le en un modèle générique qui peut être personnalisé.

Si vous utilisez Google Mail, vous pouvez l’enregistrer dans vos réponses standardisées (en bas à droite de la fenêtre de rédaction d’un nouveau message).

Si vous utilisez autre chose, faites-en un simple Fichier TXT et enregistrez-le dans votre dossier « Brouillons », puis copiez, collez et modifiez au besoin.

Désactivez les notifications

Ne soyez pas réactif. Si votre fournisseur ou programme de messagerie vous envoie des notifications contextuelles (visuelles ou audio), désactivez-les. Sinon, vous risquez de devenir comme les petits chiens de Pavlov, vous serez entraîné à répondre à chaque fois!

Réservez un moment spécifique pour lire et répondre aux courriels

Une façon de ne pas être réactif est de choisir un créneau horaire spécifique pour traiter les courriels. Programmez-le! Donnez-vous une heure de début et de fin. Si vous le faites, vous constaterez très probablement que vous devenez beaucoup plus efficace à passer au travers rapidement.

Et si vous vous retrouvez avec du temps libre après avoir répondu au dernier courriel, récompensez-vous — allez vous asseoir avec un bon livre pour quelques minutes, ou allez faire une promenade autour du quartier — quelle que soit l’activité amusante que vous pouvez intégrer dans le temps restant de votre créneau de messagerie.

Faites de la recherche votre meilleur ami

Gardez les choses simples — si vous voulez trouver un message sur un sujet spécifique ou lié à une personne spécifique, entrez simplement votre mot-clé dans la zone de recherche et appuyez sur entrée.

Réservez un bloc de désinscription hebdomadaire

Vous pouvez ne prendre que cinq minutes — pas une journée entière — pour vous désabonner des courriels promotionnels non-désirés, mais si vous désignez toujours le même jour de la semaine pour faire toutes vos désinscriptions, vous serez cinq fois plus efficace.

À bientôt!

Danielle

PS : Il reste quelques disponibilités pour des retraites virtuelles. Cliquez ici pour en savoir plus et réserver votre moment privilégié pour travailler SUR votre entreprise ou votre livre!!

Réinitialiser le mot de passe
Veuillez entrer votre email. Vous allez recevoir votre nouveau mot de passe par email.