J’ai récemment pris une semaine de congé, loin de mon bureau, sans connexion Internet. Oh, j’aurais pu payer 5 euros de l’heure pour accéder à mes courriels et vérifier si tout allait bien. J’ai plutôt choisi de faire confiance à mon équipe et aux systèmes que j’ai mis en place. Était-ce parfait? Non. J’ai quelques ajustements à faire pour que ce soit encore plus fluide et aisé pour mes clients de se passer de moi. Comme me l’a dit Mario : « C’est la première fois que tu pars vraiment en déléguant le maximum à ton équipe. Donne-toi une chance. » Comme il avait raison!
Voici quelques étapes à suivre pour prendre congé aisément. Il y en a plusieurs que je fais déjà, et d’autres que j’ai décidé d’ajouter.
Planifiez votre horaire.
Bloquez tous vos congés afin d’éviter de planifier une téléclasse ou des rendez-vous à ce moment. Planifiez aussi vos programmes et formations en tenant compte de vos congés.
Ajoutez des journées fantômes avant et après
Ajoutez une journée où vous êtes au bureau mais non-disponible avant votre départ pour bien terminer les tâches en cours et une journée à votre retour pour prendre connaissance des messages et organiser votre horaire.
Avertissez vos clients
Informez vos clients de votre prochain congé et si quelqu’un sera disponible pendant votre absence. Ainsi, ils pourront planifier autour de vos vacances. J’envoie habituellement un document avec mes congés planifiés pour l’année.
Planifiez vos infolettres et vos envois
Si vous publiez une infolettre sur une base régulière, planifiez-la d’avance. La plupart des systèmes de marketing par courriel permettent de planifier les envois d’avance. Ainsi, les affaires continuent pendant votre absence.
Les autorépondeurs sont vos alliés
La plupart des comptes courriels offrent l’option de planifier des autorépondeurs, aussi appelés messages d’absence. Lorsque quelqu’un vous envoie un courriel, le serveur envoie automatiquement un message que vous avez rédigé, les informant que vous êtes en vacances. Vous pouvez le formuler comme vous le souhaitez, l’important est d’informer les gens qui vous écrivent que vous êtes absent du bureau et quand vous serez de retour. Ainsi, l’expéditeur saura quand il pourra recevoir une réponse de votre part.
Déléguez
Il y a plusieurs choses que vous pouvez déléguer à votre adjointe virtuelle. Par exemple, vous pouvez déléguer la gestion des courriels pour éviter d’être submergé à votre retour. Votre adjointe pourra répondre à la plupart des messages et supprimer les pourriels.
Vous pouvez aussi fournir des exemples de réponses aux questions fréquemment posées et des procédures pour l’exécution de certaines tâches pendant votre absence.
Profitez de chaque instant de vos vacances
Au moment du départ, fermez tout. Quand je suis partie, j’ai éteint tous les appareils qui sont habituellement en mode veille et j’ai mis mon téléphone intelligent en mode Avion. J’ai aussi désactivé les données cellulaires. J’ai utilisé mon iPhone pendant mes vacances… pour prendre des photos et écouter de la musique!
Au retour, planifiez les prochaines vacances!
Et oui, dès votre retour, il est temps de commencer à penser à vos prochaines vacances. Planifiez-les dans votre calendrier. Le temps file lorsqu’on est passionné!
Profitez de votre journée fantôme pour faire des ajustements à votre processus de délégation et aux systèmes que vous avez mis en place, afin que tout soit encore plus fluide.
Bonnes vacances!