Êtes-vous accro au courriel?
Est-ce que le simple fait de penser à deux heures sans courriel vous donne de l’urticaire?
Êtes-vous de ceux qui vérifient leur téléphone constamment? Même pendant les réunions d’affaires? Grrrrr
Vérifiez-vous votre connexion Internet lorsque vous êtes plus de 30 minutes sans annonce de courriel entrant?
Vous sentez-vous coupable si vous avez pris plus de quelques heures pour répondre à un courriel?
Ce type de personne existe. J’exagère à peine…
L’idée de ce billet m’est venue d’une expérience vécue récemment avec une cliente.
Lors d’une de nos rencontres stratégiques, elle me fit part du fait qu’elle se sentait submergée par les courriels. Son coach lui avait suggéré de déléguer la gestion des courriels à son adjointe virtuelle (moi) pour ne s’occuper que de ce qui nécessite son attention professionnelle. Je me suis empressée d’accepter cette nouvelle tâche qui permettait à ma cliente d’avoir plus de temps pour travailler à la réalisation de ses objectifs.
Voici le système que nous avons mis en place.
Objectif principal: Diminuer la quantité de courriels à traiter pour ma cliente et ainsi diminuer le temps passé à la gestion des courriels entrants.
Procédure pour l’adjointe
- Obtenir l’accès aux courriels entrant via le webmail (courriel en ligne).
- Vérifier les courriels à intervalles réguliers déterminés (8h, 11h30 et 14h30) avec la cliente via le Webmail.
- Faire le ménage de la boîte courriel en supprimant les pourriels et en notant les messages qui ne nécessitent pas de réponse.
- Laisser dans la boîte courriel les messages personnels, les messages professionnels nécessitant la touche de la cliente et les abonnements (infolettres, etc.)
- Envoyer un compte-rendu des courriels qu’elle a traité dans un message unique qui contient les autres suivis du jour.
Procédure pour la cliente
- La cliente désactive la fonction « envoyer-recevoir » automatique de son Outlook. (voir procédure ci-dessous)
- La cliente vérifie ses courriels vers 10h et 15h30.
Désactiver « envoyer-recevoir » automatique d’Outlook.
- Suivre le chemin suivant : Outils – Envoyer-Recevoir – Configuration Envoyer-Recevoir
- Cocher « Désactiver envoyer-recevoir automatique »
Résultats
Après quelques jours, la cliente a mentionné se sentir libérée, moins pressée dans le temps. Elle a pris l’habitude de travailler sur quelque chose de productif avant de vérifier ses courriels à 10h chaque matin.
Ma prochaine étape, suggérer à ma cliente de faire le ménage dans ses abonnements et de ne garder que ceux qui l’intéressent vraiment.
Si vous avez l’impression de passer vos journées à lire et répondre à des courriels, ce système pourrait vous aider.
Même si vous n’êtes pas prêts à déléguer la gestion de vos courriels à votre adjointe, le simple fait de désactiver la réception automatique de vos courriels et de commencer vos journées en faisant quelque chose de productif (sur votre liste de priorités de la journée) fera une grande différence.
Faites-le pour quelques semaines et revenez m’en donner des nouvelles! Prêt à relever le défi? 😉
Note : Je n’offre plus de services d’assistance virtuelle, mais vous trouverez sûrement la perle rare à qui déléguer sur le site du RPSAV – Le réseau des adjointes virtuelles.