Les adjointes virtuelles sont des alliées précieuses et super efficaces. Cependant, nous n’avons pas encore maîtrisé l’art de lire dans les pensées de nos clients. Ce qui est clair dans votre tête ne l’est pas nécessairement pour les membres de votre équipe. Et, imaginez quand ce n’est pas encore clair pour vous! Cela crée de la confusion, les choses ne se font pas bien, que ce soit en temps ou encore selon le budget préétabli.
Voici ce que je vous recommande de faire :
La prochaine fois que vous avez une nouvelle tâche à déléguer, utilisez cette liste pour vous assurer que tout le monde soit sur la même page :
- Décrivez la tâche. QU’EST-CE que vous avez besoin qu’ils fassent?
- Décrivez le résultat désiré. Que voulez-vous obtenir ou voir lorsque la tâche sera terminée?
- Quel est l’échéancier? Vous avez besoin de ça pour …? Combien de temps pensez-vous que ça prendra pour le compléter? Pensent-ils que ça prendra plus de temps?
- Y a-t-il des étapes spécifiques à suivre? C’est le COMMENT faire. La plupart des adjointes virtuelles sont professionnelles et ont peut-être leur façon de procéder pour arriver au même résultat que vous. Vérifiez auprès de votre équipe. Cependant, c’est possible qu’il y ait une séquence spécifique à suivre. Assurez-vous de la communiquer clairement pour éviter toute confusion ou frustration.
- Quels documents, outils ou information votre équipe a-t-elle besoin que vous lui fournissiez pour réussir la tâche? Où peut-elle trouver ces éléments?
- Quel est le budget? Combien peuvent-ils utiliser avant de demander l’autorisation de poursuivre?
- Comment voulez-vous être informé lorsque la tâche sera terminée? Doivent-ils vous envoyer un courriel? Doivent-ils classer les résultats quelque part pour qu’ils soient accessibles plus tard?
Ceci est un exemple de procédures simples qui peuvent faire une différence dans vos résultats.
Au bout du compte, des systèmes stratégiques peuvent influencer positivement votre entreprise. Si vous avez besoin d’aide pour systématiser et automatiser les processus dans votre entreprise, communiquez avec moi.