Quelles sont tes excuses? Je suis certaine que je les ai toutes entendues et j’en ai peut-être même prononcé quelques-unes car comme toi, j’ai mis du temps à me décider à déléguer.
« C’est plus rapide si je le fais. »
« Personne ne le fait aussi bien que moi. »
« Je ne sais pas comment déléguer. »
« Je n’ai pas les moyens. »
Tu te reconnais? La clé pour bien déléguer est d’établir clairement quelles sont les tâches, comment elles doivent être complétées et le résultat final AVANT de les déléguer à quelqu’un d’autre.
Allez, plus d’excuses, voici cinq étapes pour t’aider à développer ton quoi, ton comment et le résultat final :
#1 Quoi déléguer, et quoi garder sur sa liste de tâches.
Pense à ce que tu apportes directement à l’entreprise. Garde ces tâches pour toi. Tout ce qui est hors de ton expertise et peut être fait aisément par d’autres… donne-le à un collaborateur ou une collaboratrice qui a des compétences dans ce domaine.
Ton action :
Dresse une liste de tout ce que tu fais sur une base hebdomadaire et mensuelle. Vraiment tout. Détermine ce que tu dois garder absolument et ce qui peut être délégué.
#2 Planifie.
Pour être efficace, tu dois partager exactement ce que tu veux faire. Peut-être que « Personne ne le fait aussi bien que toi » parce que personne ne comprend exactement ce que tu veux comme résultat et quoi faire pour y arriver.
Ton action :
Crée un plan détaillé avec les étapes pour en arriver au résultat que tu souhaites. Transmets ces étapes avec tous les fichiers à la personne qui t’aide.
Cette action vient avec une nuance : si tu engages un(e) expert(e), il y a de fortes chances qu’il (elle) connaisse déjà les étapes et tu n’auras pas ainsi à tout détailler, te permettant donc de gagner du temps!
#3 Résultats et responsabilité.
Commence avec la fin en tête. Imagine le résultat final. Communique tes attentes qui doivent être raisonnables, claires et mesurables.
Par exemple, « Placer 15 messages sur les réseaux sociaux par semaine » plutôt que « Publier sur les réseaux sociaux ».
La responsabilité a ses avantages. Si tu n’obtiens pas les résultats, ton entreprise et toi en souffrez.
Ton action :
Crée des objectifs précis, des quotas et des résultats. Communique tes attentes. Assure-toi que ces attentes soient remplies.
#4 La bonne personne.
Détermine quelles compétences sont nécessaires pour le rôle. Demande-toi, qu’est-ce que je veux vraiment que quelqu’un fasse? Cherche quelqu’un qui a les compétences spécifiques que tu recherches.
Ton action :
Passe en revue les tâches à déléguer. Décide quelles compétences sont nécessaires et lors de la consultation, pose des questions ouvertes. Fie-toi aussi à ton instinct et à ton intuition.
#5 Les suivis.
On entend souvent parler d’automatiser : alors on configure, et on oublie. Cette règle ne s’applique pas à la délégation. L’erreur est humaine et il peut arriver que ta nouvelle adjointe se trompe, oublie des choses ou fasse des erreurs.
Effectuer des suivis te permet de rester informé·e, de corriger les situations et de former les gens de ton équipe.
Ton action :
Planifie des suivis et fais-les. Fais aussi des réunions téléphoniques ou en visioconférence (Meet, Teams, Zoom) avec les membres de ton équipe.
Bonus : la liste de souhaits
Il y a probablement plusieurs choses que tu souhaites faire dans ton entreprise mais tu ne sais pas comment t’y prendre. Inutile d’apprendre comment faire, trouve plutôt l’expert·e qui le fera à ta place, en bien moins de temps qu’il ne t’n faut pour l’apprendre, et ce sera bien fait du premier coup!
Ton action :
Fais la liste des projets que tu aimerais mettre en place mais que tu ne fais pas parce que tu manques de temps, ou ne sais pas comment faire. Prends rendez-vous avec un·e expert·e pour en discuter.
Un excellent endroit pour trouver une adjointe virtuelle, c’est en faisant une demande de services sur le site du RPSAV – Le premier et le SEUL réseau d’adjointes virtuelles francophones.
Tu veux bien te préparer pour trouver la perle rare avant de soumettre ta demande de services? Cette trousse pourra t’aider