On me demande souvent comment je fais pour réaliser autant de projets. C’est une simple question d’organisation, et je vais partager avec vous le premier de deux systèmes pour gagner en efficacité. Le second vous sera présenté la semaine prochaine.
La première étape dans l’organisation de votre journée est de découvrir votre « workflow ». Le workflow est le mouvement et la façon dont vous effectuez vos tâches. C’est fondamentalement ce que vous faites dans votre entreprise, et quand vous le faites.
La recherche d’un workflow qui correspond à votre planification et à vos besoins énergétiques augmente la quantité d’activités que vous pouvez effectuer dans le même laps de temps. Vous pouvez faire plus en moins de temps en déterminant la meilleure façon d’utiliser votre temps et votre énergie.
La clé de l’utilisation du workflow à votre avantage est la création d’un système qui est simple et facile à suivre tous les jours. Donc, au lieu de vous asseoir pour travailler chaque jour et déterminer ce qui doit être fait ce jour-là, vous planifiez pour maximiser votre énergie ciblée.
Bien sûr, il y aura toujours des journées avec des imprévus qui viendront changer votre horaire. C’est normal. Cependant, avec un système de workflow en place, vous pouvez rapidement revenir à votre routine habituelle.
Il y a deux systèmes de workflow populaires qui augmentent la productivité, tout en diminuant l’impression d’être débordé : le traitement par lots et le travail axé sur l’énergie.
Cette semaine, je vous présente le traitement par lots. La semaine prochaine, je vous présenterai le travail axé sur l’énergie. Vous pourrez choisir celui qui s’adapte le mieux à vos préférences personnelles et votre style, ou fusionner les deux pour créer un système de workflow unique.
Le traitement par lots (« Batching »)
Le traitement par lots est lorsque vous segmentez un groupe d’activités similaires et que vous les faites toutes en même temps. Ce système fonctionne car il économise du temps, maximise votre énergie ciblée, et simplifie l’accomplissement de vos tâches.
Par exemple, il est courant pour les blogueurs d’écrire leurs articles de blogue par lots. Au lieu d’écrire trois articles sur trois jours différents de la semaine, vous écririez tous les trois lundis. Ou un coach qui blogue une fois par semaine peut écrire deux ou trois articles à la fois.
L’un des principaux avantages d’utiliser le traitement par lots pour votre blogue (ou toute autre activité) est que vous avez un moment spécifique et prédéterminé pour vous concentrer uniquement sur ce type de tâche. Vous n’êtes pas basculé entre la création d’un billet de blogue et la comptabilité ou les appels clients.
Le traitement par lots réduit les allers et retours mentaux requis lors du déplacement entre différentes tâches.
Un autre aspect précieux du traitement par lots est que vous sentirez plus de fluidité dans votre travail, ce qui le rend facile, et diminue les distractions.
Et enfin, lorsque vous faites le travail par lots, vous n’avez pas à penser à ce que vous devez faire chaque jour lorsque vous vous asseyez à votre bureau. Vous le savez déjà.
La plupart des activités commerciales peuvent être regroupées. Les tâches courantes que les entrepreneures regroupent comprennent :
- Les appels clients
- Retours de courriels
- Écrire des articles de blogue
- Modification des articles de blogue
- Rédaction de contenu pour les réseaux sociaux
- Faire des vidéos
- Comptabilité
- Facturation
- Travaux administratifs
- Travail créatif
- Planification
- Recherche
Voici un exemple de la façon dont un coach qui travaille principalement avec des clients 1-1 pourrait travailler par lots : création de contenu le lundi, enregistrement de vidéos le mardi, rencontres avec les clients le mercredi, travail administratif les jeudis, et rencontres avec les clients le vendredi.
Gardez à l’esprit que vous pouvez regrouper de n’importe quelle manière qui fonctionne pour vous. Par exemple, vous pouvez être plus précis en choisissant le matin pour un groupe d’activités et l’après-midi pour un autre. Et vous pouvez diviser vos tâches de la façon que vous souhaitez.
Il n’y a pas de moyen requis pour effectuer un lot de travail. Regroupez de la façon qui fonctionne le mieux pour vous!
Le but principal est de diviser vos tâches d’affaires hebdomadaires en catégories similaires, et de déterminer le moment où vous voulez les faire, chaque semaine.
Si vous avez envie d’essayer le traitement par lots, je vous invite à faire cet exercice :
- Rédigez une liste d’activités dans votre entreprise que vous pouvez traiter par lot. Dans la deuxième colonne, indiquez le moment où vous allez travailler sur ces tâches.
- Bloquez ces moments dans votre agenda.
- Accordez-vous quelques semaines pour tester cette approche.
La semaine prochaine, je vous parlerai d’une autre méthode.
À bientôt!
Danielle
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