courrielsLes courriels sont devenus incontournables, et je remarque que plusieurs personnes ont des systèmes de gestion des courriels qui sont plutôt inefficaces.

Je passe beaucoup de temps à lire et envoyer des messages par email. Oui, c’est important pour moi MAIS ma vie ne gravite pas autour des courriels. Votre messagerie doit vous assister dans votre quotidien, pas être une source de stress.

J’ai une bonne nouvelle pour vous. La gestion de votre messagerie peut être aisée et facile si vous mettez en place un système et que vous vous organisez.

La première partie consiste à nettoyer votre boîte de réception. Planifiez une heure ou deux pour vraiment passer au travers. Voici ce qui doit être fait au cours de cette étape :

  1. Désabonnez-vous de tout ce que vous n’utilisez pas ou ne lisez pas. Ne créez pas de filtres pour ces messages, ne créez pas un dossier… vous créerez ainsi une boîte de « choses » que vous n’utiliserez pas. C’est un peu comme la boîte de choses en vrac que vous gardez à la maison, au cas où. Si vous n’utilisez pas ce qu’elle contient, donnez-le. Vous gagnerez à tout coup en passant à l’action.
  2. Si vous planifiez d’ajouter quelqu’un à votre équipe pour gérer vos courriels, déplacez votre boîte dans le nuage. Cela veut dire qu’au lieu d’utiliser une application sur votre ordinateur (Par exemple Outlook), vous devriez utiliser quelque chose qui est en ligne comme Gmail. De cette façon, vous pouvez partager votre boîte de réception aisément avec quelqu’un d’autre et vous obtiendrez ainsi le soutien dont vous avez vraiment besoin, sans avoir à vous soucier que votre ordinateur soit en marche et branché à un serveur.
  3. Lorsqu’il ne reste plus que les messages important dans votre boîte, utilisez les libellés et les filtres pour créer des processus clairs. J’adore utiliser les libellés dans Gmail et je les utilise quotidiennement.

Une fois que votre boîte de réception est vide, mettez en place un nouveau système de gestion des courriels.

  1. Deux fois par jour, vérifiez et videz votre boîte de réception. Débarrassez-vous des pourriels, des messages indésirables et de tout ce dont vous n’avez pas besoin. Si vous utilisez Gmail, archivez les messages que vous voulez garder mais qui ne requièrent aucune action de votre part. Étiquetez les messages qui nécessitent une réponse et répondez à tous les messages qui ne vous prendront que 2 minutes ou moins.
  2. Organisez votre travail entre ces séances et focalisez sur un projet ou client précis, en réglant tout ce qui doit être réglé, incluant les courriels. Votre boîte de réception diminuera naturellement.
  3. Désactivez les alertes de messages entrants pour vous éviter d’être distrait par les nouveaux messages chaque fois qu’il y en a un qui entre. Ceci vous permettra de focaliser sur votre travail et vous pourrez vérifier les messages au moment que vous choisissez, au lieu de perdre du temps et de la concentration à chaque nouveau message.

Si ça vous semble compliqué et accablant, nous pouvons vous aider. Nous pouvons organiser votre boîte de réception afin que vous puissiez la gérer aisément par la suite. Si vous vous occupez vous-même du service à la clientèle, arrêtez! Confiez-nous cette tâche afin que vous puissiez focaliser sur les aspects importants de votre entreprise que vous seul pouvez faire. Réservez votre séance découverte maintenant!

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