multitaskingQuelles sont vos excuses? Je suis certaine que je les ai toutes entendues et j’en ai peut-être même prononcé quelques-unes car comme vous, j’ai mis du temps à me décider à déléguer.

« C’est plus rapide si je le fais. »
« Personne ne le fait aussi bien que moi. »
« Je ne sais pas comment déléguer. »
« Je n’ai pas les moyens. »

Vous vous reconnaissez? La clé pour bien déléguer est d’établir clairement quelles sont les tâches, comment elles doivent être complétées et le résultat final AVANT de les déléguer à quelqu’un d’autre.

Allez, plus d’excuses, voici cinq étapes pour vous aider à développer votre quoi, votre comment et le résultat final :

#1 Quoi déléguer, et quoi garder sur sa liste de tâches.

Pensez à ce que vous apportez directement à l’entreprise. Gardez ces tâches pour vous. Tout ce qui est hors de votre expertise et peut être fait aisément par d’autres… donnez-le à un collaborateur ou une collaboratrice qui a des compétences dans ce domaine.

Votre action :

Dressez une liste de tout ce que vous faites sur une base hebdomadaire et mensuelle. Vraiment tout. Déterminez ce que vous devez garder absolument et ce qui peut être délégué.

#2 Planifiez.

Pour être efficace, vous devez partager exactement ce que vous voulez faire. Peut-être que « Personne ne le fait aussi bien que vous » parce que personne ne comprend exactement ce que vous voulez comme résultat et quoi faire pour y arriver.

Votre action :

Créez un plan détaillé avec les étapes pour en arriver au résultat que vous souhaitez. Transmettez ces étapes avec tous les fichiers à la personne qui vous aide.

Cette action vient avec une nuance : si vous engagez un(e) expert(e), il y a de fortes chances qu’il (elle) connaisse déjà les étapes et vous n’aurez pas ainsi à tout détailler, vous permettant donc de gagner du temps!

#3 Résultats et responsabilité.

Commencez avec la fin en tête. Imaginez le résultat final. Communiquez vos attentes qui doivent être raisonnables, claires et mesurables.

Par exemple, « Placer 15 messages sur les réseaux sociaux par semaine » plutôt que « Publier sur les réseaux sociaux ».

La responsabilité a ses avantages. Si vous n’obtenez pas les résultats, vous et votre entreprise en souffrez.

Votre action :

Créez des objectifs précis, des quotas et des résultats. Communiquez ces attentes. Assurez-vous que ces attentes soient remplies.

#4 La bonne personne.

Déterminez quelles compétences sont nécessaires pour le rôle. Demandez-vous, qu’est-ce que je veux vraiment que quelqu’un fasse? Cherchez quelqu’un qui a les compétences spécifiques que vous recherchez.

Votre action :

Passez en revue les tâches à déléguer. Décidez quelles compétences sont nécessaires et lors de la consultation, posez des questions ouvertes. Fiez-vous aussi à votre instinct et à votre intuition.

#5 Les suivis.

On entend souvent parler d’automatiser : alors on configure, et on oublie. Cette règle ne s’applique pas à la délégation. L’erreur est humaine et il peut arriver que votre nouvelle adjointe se trompe, oublie des choses ou fasse des erreurs.

Effectuer des suivis vous permet de rester informé, de corriger les situations et de former les gens de votre équipe.

Votre action :

Planifiez des suivis et faites-les. Faites aussi des réunions téléphoniques ou via Skype avec les membres de votre équipe.

Bonus : la liste de souhaits

Il y a probablement plusieurs choses que vous souhaiteriez faire dans votre entreprise mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Inutile d’apprendre comment faire, trouvez plutôt l’expert qui le fera à votre place, en bien moins de temps qu’il ne vous en faut pour l’apprendre, et ce sera bien fait du premier coup!

Votre action :

Faites la liste des projets que vous aimeriez mettre en place mais que vous ne faites pas parce que vous manquez de temps, ou ne savez pas comment faire. Prenez rendez-vous avec un expert pour en discuter.

Si vous pensez à déléguer, vous pouvez consulter le répertoire du RPSAV ou remplir le formulaire d’appel d’offres en ligne.