unnamedJ’ai le bonheur de travailler avec des personnes qui sont mes clientes idéales. Elles correspondent aux caractéristiques que je cherche chez les personnes avec qui je collabore. Je suis fière de travailler à long terme avec elles. Si vous songez à déléguer à une adjointe virtuelle, ou commencez à collaborer, voici quelques façons de bâtir une relation optimale.

La communication est incontournable

Il peut être tentant de garder les courriels et les appels à un minimum, mais la communication est essentielle, surtout au début. Pendant les quelques semaines des programmes mensuels, je planifie des rencontres téléphoniques et je m’assure d’échanger des courriels réguliers pour être informée et pour informer aussi. Lorsque la communication est aisée, je peux facilement faire des suggestions ou signaler les situations potentielles.

Créez des dossiers partagés

Dès le début de votre relation de travail avec votre adjointe virtuelle, vous gagnerez à créer des systèmes de partage. Vous épargnerez du temps – et éviterez du stress – en partageant les mots de passe et toute information pertinente dans un dossier Dropbox ou encore dans un outil de collaboration comme Basecamp ou Podio. Vous voulez que votre adjointe virtuelle ait accès à tous les renseignements utiles afin qu’elle puisse vous soutenir de son mieux. En retour, votre adjointe pourra ajouter les nouveaux mots de passe au fur et à mesure qu’elle créera de nouveaux comptes. Des systèmes de ce genre vous apporteront clarté, aisance et tranquillité d’esprit.

De même, un outil de collaboration vous permettra de partager la liste des projets, offrant ainsi un endroit pour les mises à jour et la rétroaction sans doublon. Vous pourrez indiquer quelles tâches doivent être effectuées et pour quand, et votre adjointe pourra indiquer celles qui sont terminées ou en cours.

Récompensez les compétences qui ont de la valeur pour vous

La reconnaissance d’un travail bien fait est toujours appréciée et vous influencerez positivement la performance de votre adjointe virtuelle en étant spécifique à ce sujet. Si vous appréciez particulièrement le choix des mots que votre adjointe virtuelle utilise sur vos réseaux sociaux, elle mettra plus de valeur sur ce type de tâche. Par exemple, quand une cliente m’a dit qu’elle appréciait que je lui fasse des suggestions pour améliorer nos systèmes et résoudre les conflits, je me suis sentie encouragée à continuer à le faire.

Communiquez vos attentes

Le fait de connaître l’horaire de votre adjointe virtuelle et de le respecter vous permettra à toutes les deux de rester focalisées. Communiquer ses attentes sera utile dans l’établissement des buts et des priorités.

Une bonne adjointe virtuelle saura établir les priorités, mais vous l’aiderez en communiquant clairement votre vision.

Bâtissez une relation

Comme nous travaillons principalement de façon virtuelle et par courriel, bâtir une relation et créer un climat agréable sont des choses qui valent le temps et l’effort. J’essaie de rencontrer mes clientes en personne au moins une fois dans la première année ou à les rencontrer par Skype avec vidéo s’il n’est pas possible de nous voir en personne. Ça crée un plus grand sentiment de connexion. Par exemple, quand Marcelle della Faille est venue à Montréal pour le Salon du Livre en 2012, je me suis offert un voyage en train pour aller la rencontrer. Nous avons passé un avant-midi dans un petit restaurant à faire connaissance et à planifier les prochains mois de notre travail ensemble. Depuis, nous avons développé une belle collaboration.

Lorsque votre adjointe virtuelle sent qu’elle fait partie de votre mission, elle parlera de vous et de vos services.