Young woman sitting on the grass, using laptop and typing

Quand on travaille virtuellement comme je le fais depuis près de 14 ans, il devient indispensable de faire appel à la technologie pour collaborer, travailler et communiquer efficacement. Et comme je ne veux pas être enchaînée à mon ordinateur de bureau, j’ai cherché des solutions qui me permettent de travailler de n’importe où, sur n’importe quel appareil, que ce soit mon ordinateur de bureau ou mon portable. Voici la liste des 8 solutions technologiques indispensables dans mon entreprise :

Todoist : Mon gestionnaire de tâches. Documentez toutes vos tâches au même endroit. Vous pouvez aussi partager des projets avec les membres de votre équipe pour leur déléguer certaines tâches. Comme il s’agit d’une application en ligne, je peux y accéder sur le web ou sur mes appareils intelligents (téléphone ou tablette).

Evernote – Le bloc-notes ultime. Evernote est un « capteur d’idées ». C’est un service que vous configurez une fois, et puis quand vous consultez un site Web ou de l’information en ligne que vous souhaitez enregistrer pour vous y référer plus tard, vous l’ajoutez simplement à votre compte Evernote. Vous pouvez configurer de nombreux carnets de notes et ajouter des mots-clés (tags) à chaque élément que vous mettez dans votre carnet, afin que vous puissiez facilement y accéder plus tard. Cette solution est indispensable, à la fois pour mon entreprise et ma vie personnelle. J’ai installé Evernote sur mon téléphone intelligent aussi, alors c’est très facile à utiliser lorsque je trouve du contenu intéressant durant mes navigations régulières sur le Web.

Gotomeeting : Pour les réunions avec les clients et le partage d’écrans. Il coûte plus cher que Skype, mais est beaucoup plus stable. Je m’en sers aussi pour mes formations en ligne. Le forfait de base avec un animateur permet d’accueillir jusqu’à 25 personnes en même temps.

Canva : Vous êtes-vous déjà demandé comment sont faites les belles images avec des citations que plusieurs personnes partagent sur les médias sociaux? Elles sont faites avec un outil comme Canva. Bien qu’il existe maintenant d’autres outils en ligne qui font sensiblement la même chose, c’est Canva que je préfère pour sa simplicité d’utilisation. Pour faire du graphisme de base, c’est très bien. Vous pouvez charger vos propres images ou utiliser celles qui sont fournies. Certaines images sont gratuites alors que d’autres sont payantes, et coûtent autour de 1$ par image.

PayPal : J’utilise PayPal pour percevoir les paiements de mes clients ou pour mes produits depuis plusieurs années déjà. Malgré des frais de transaction, cette solution me permet de recevoir les paiements plus rapidement que si je devais attendre un chèque et me rendre à la banque pour faire mes dépôts.

Ceci dit, j’utilise maintenant les virements Interac (par courriel) avec mes clients canadiens. Cette solution diminue mes frais, et certains clients la préfèrent à PayPal.

Doodle : Je vous en ai parlé à quelques reprises. Vous voulez planifier une réunion sans échanger des dizaines de courriels? Doodle vous aidera à le faire. J’utilise Doodle pour planifier les consultations initiales avec les clients potentiels, et plusieurs de mes clients l’utilisent aussi pour planifier leurs séances de coaching. Doodle se synchronise en temps réel avec l’agenda Google.

Dropbox.com : Dropbox est un système de classement infonuagique que vous installez sur votre ordinateur. Vous pouvez y enregistrer des fichiers dans des dossiers auxquels vous pourrez accéder de n’importe quel appareil qui a accès à Internet – puisque tout le contenu de votre compte est accessible en ligne. Il est partageable, vous pouvez donc partager certains dossiers avec des clients ou des membres de votre équipe, en toute simplicité! J’ai récemment installé Dropbox sur mon téléphone intelligent aussi, afin de pouvoir y déposer des photos et d’autres fichiers que je peux utiliser une fois de retour à mon bureau. Dropbox est un outil précieux pour mon entreprise. En ouvrant un compte gratuit, vous obtenez un espace limité de stockage pour commencer, mais chaque fois que vous l’installez sur un nouvel appareil (ou que vous invitez quelqu’un à l’installer et que cette personne ouvre un compte), votre espace est augmenté. J’ai présentement 53 Gigs d’espace de stockage gratuit en ligne.

Google Apps for Work : En 2014, j’ai décidé de « divorcer » d’Outlook parce qu’il n’était pas aussi « mobile » que je le souhaitais. Je me suis donc inscrite à Google Apps for Work afin de permettre à mon équipe d’accéder à une messagerie professionnelle et à l’agenda en ligne, peu importe l’appareil utilisé.

Voilà, c’était ma liste des 8 solutions indispensables pour moi.

À votre tour… Quels outils utilisez-vous et dont vous ne pourriez plus vous passer ?